Datenschutz

1. Verantwortlicher

K&M-Projektplan GmbH
Franz-Hennes-Straße 3
50226 Frechen
Deutschland

E-Mail: info@km-projektplan.de
Telefon: +49 2234 4355113

3. Hosting und Zugriffsdaten

Unsere Website wird bei Strato gehostet. Beim Aufrufen der Website werden automatisch Informationen durch den Browser übermittelt. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp und Version, verwendetes Betriebssystem sowie Referrer-URL gehören.

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Logs werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

Mit unserem Hostinganbieter Strato wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Weitere Informationen zum Hostinganbieter finden Sie unter https://www.strato.de/datenschutz/.

5. Terminbuchung und Besichtigungs­termine

Auf unserer Website können Sie einen Besichtigungstermin anfragen. Dabei erheben wir folgende Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift des Objekts, gewünschter Termin, Leistungsart sowie optional eine Beschreibung des Vorhabens und bis zu drei Fotos.

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung und Durchführung des Besichtigungstermins verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Hochgeladene Fotos werden ausschließlich per E-Mail an uns weitergeleitet und nicht dauerhaft auf dem Webserver gespeichert.

Kalenderintegration mit Apple iCloud: Eingegangene Terminanfragen werden zur internen Terminplanung in unseren Unternehmenskalender übertragen. Hierfür nutzen wir den Kalenderservice iCloud von Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Objektadresse, Leistungsart sowie – sofern von Ihnen angegeben – Ihre Beschreibung des Vorhabens übermittelt. Soweit personenbezogene Daten dabei in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln beziehungsweise eines anwendbaren Angemessenheitsbeschlusses. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Apple unter www.apple.com/legal/privacy/de-ww/.

E-Mail-Erinnerung: Als Serviceleistung senden wir Ihnen vor Ihrem Termin eine Erinnerung per E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse. Diese enthält Datum, Uhrzeit und Art des Termins. Der Versand erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Durchführung des vereinbarten Termins. Für den Versand nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS), 55 rue d'Amsterdam, 75008 Paris, Frankreich, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurde.

Erinnerung per WhatsApp (optional): Sofern Sie bei der Terminbuchung eine Telefonnummer angegeben haben, senden wir Ihnen vor dem Termin gegebenenfalls zusätzlich eine kurze Erinnerung per WhatsApp. Der Versand erfolgt manuell durch uns; dabei wird Ihre Telefonnummer zur Kontaktaufnahme über WhatsApp verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Durchführung des vereinbarten Termins. Zu den Einzelheiten der Datenverarbeitung durch WhatsApp – einschließlich einer möglichen Übermittlung in Drittländer – siehe Abschnitt 7.

CRM-System (Brevo): Zur internen Verwaltung und Nachverfolgung Ihrer Terminanfrage übertragen wir Ihre Angaben (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse, gewünschte Leistung, Terminzeitpunkt sowie Ihre Angaben zum Vorhaben) zusätzlich in unser CRM-System bei Brevo (Sendinblue SAS). Näheres zu diesem Dienstleister finden Sie in Abschnitt 11.

Die Buchungsdaten werden technisch vorläufig auf unserem Webserver beim Hostinganbieter Strato AG (Deutschland) gespeichert und spätestens 90 Tage nach dem Termindatum automatisch gelöscht.

6. Push-Benachrichtigungen für Termin-Erinnerungen

Zusätzlich zur E-Mail-Erinnerung (siehe Abschnitt 5) können Sie optional eine Erinnerung an Ihren Besichtigungstermin als Push-Benachrichtigung auf Ihrem Gerät aktivieren.

Wie es funktioniert: Die Aktivierung erfolgt ausschließlich auf Ihre eigene, aktive Handlung hin – direkt nach einer Terminbuchung, über einen Link in der Terminbestätigungsmail oder über einen allgemeinen Installationshinweis auf unserer digitalen Kontaktkarte. Die Freigabe geschieht über den Berechtigungsdialog Ihres Browsers beziehungsweise Betriebssystems. Die Erinnerung ist immer an eine konkrete Terminbuchung gekoppelt.

Verarbeitete Daten: Bei Aktivierung wird eine technische Push-Subscription (Endpunkt-URL sowie die Verschlüsselungsschlüssel „p256dh" und „auth" Ihres Browsers) erzeugt und zusammen mit der jeweiligen Terminbuchung gespeichert.

Anbieter-Hinweis: Die technische Zustellung der Benachrichtigung läuft über den Push-Dienst Ihres jeweiligen Browser-Anbieters (zum Beispiel Google/Firebase Cloud Messaging, Mozilla oder Apple), der dabei als weiterer Diensteanbieter beteiligt ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung durch die aktive Aktivierung und Bestätigung des Berechtigungsdialogs).

Speicherdauer: Die Push-Subscription ist Teil der jeweiligen Terminbuchung und wird zusammen mit dieser spätestens 90 Tage nach dem Termindatum automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 5). Eine eigene, längere Speicherfrist besteht nicht.

Widerruf: Sie können die Erinnerung jederzeit über die Benachrichtigungseinstellungen Ihres Geräts beziehungsweise Browsers deaktivieren. Wird eine Benachrichtigung technisch nicht mehr zustellbar (zum Beispiel nach einem Widerruf der Berechtigung), wird die gespeicherte Push-Subscription automatisch entfernt.

8. KI-Projektberater (DeepSeek API)

Auf unserer Website steht ein KI-gestützter Projektberater zur Verfügung. Dieser ermöglicht es Ihnen, unverbindliche Fragen zu unseren Leistungen zu stellen und erste Orientierung zu Ihrem Vorhaben zu erhalten.

Wie es funktioniert: Ihre eingegebene Nachricht sowie der bisherige Gesprächsverlauf werden zur Verarbeitung an die DeepSeek API übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern von DeepSeek in China. Eingaben und Antworten werden vorübergehend zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Eine Nutzung Ihrer Daten für das Training von KI-Modellen findet nicht statt.

Anbieter: DeepSeek (Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Basic Technology Research Co., Ltd.), China. Soweit dabei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von DeepSeek unter www.deepseek.com/en/privacy.

Verarbeitete Daten: Inhalte Ihrer Nachrichten im Chat sowie Ihre IP-Adresse (als anonymisierter Hash gespeichert zur technischen Absicherung gegen Missbrauch, automatische Löschung nach einer Stunde). Es werden keine personenbezogenen Daten wie Name, Adresse oder E-Mail-Adresse abgefragt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung einer nutzerfreundlichen Beratungsfunktion). Die Nutzung des KI-Beraters ist freiwillig. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen, indem Sie den KI-Berater nicht nutzen.

Auftragsverarbeitung: Soweit DeepSeek als Auftragsverarbeiter tätig wird, stellen wir die Einhaltung der Vorgaben des Art. 28 DSGVO sicher. DeepSeek verarbeitet Ihre Daten ausschließlich zur Erbringung des API-Dienstes.

Hinweis: Der KI-Berater kann Fehler machen. Bitte überprüfen Sie wichtige Angaben. Für verbindliche Auskünfte kontaktieren Sie uns direkt.

9. Plani-Anfrage-Chat (OpenAI API)

Mit Plani nehmen wir Projektanfragen per Chat entgegen: Leistung, Vorhaben, Adresse, Fotos sowie Name, Telefon und E-Mail-Adresse. Die Nutzung ist freiwillig – alternativ erreichen Sie uns über das Kontaktformular, per WhatsApp oder telefonisch.

Wie es funktioniert: Ihre Nachrichten sowie der Gesprächsverlauf werden zur Beantwortung an die OpenAI API (Modell GPT-4o-mini) übermittelt. Unvollständige Anfragen können Sie als Entwurf in Ihrem Browser zwischenspeichern (localStorage, nur auf Ihrem Gerät); erst mit Ihrer ausdrücklichen Bestätigung („Absenden") wird die Anfrage an uns übertragen und als Anfrage (Deal) in unserem CRM angelegt.

Anbieter: OpenAI, L.L.C., USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln. Nach Angaben von OpenAI werden API-Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Weitere Informationen: openai.com/policies/privacy-policy.

Verarbeitete Daten: Chat-Nachrichten und Gesprächsverlauf, hochgeladene Fotos, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse (Straße, PLZ, Ort) sowie Zeitraum und Objektangaben. Zusätzlich speichern wir Ihre IP-Adresse als anonymisierten Hash ausschließlich zur technischen Absicherung gegen Missbrauch (es werden nur Zeitstempel der letzten Stunde aufbewahrt).

Rechtsgrundlage: Die Übertragung Ihrer Anfrage erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch Bestätigung vor dem Absenden erteilen. Die Missbrauchsabwehr stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Fotos Dritter: Bitte laden Sie keine Fotos hoch, auf denen andere Personen – insbesondere Kinder – erkennbar sind, es sei denn, Sie haben deren Einwilligung. Unverlangt hochgeladene Fotos Dritter löschen wir nach Hinweis.

Speicherdauer: Plani-Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen, werden 12 Monate nach der letzten Bearbeitung gelöscht. Anfragen mit Auftrag gelten die Aufbewahrungsregeln für Aufträge (Gewährleistung). Nicht abgesendete Fotos (Abbrüche) werden nach 7 Tagen automatisch entfernt. Entwürfe in Ihrem Browser löschen Sie durch Leeren der Website-Daten; sie werden nie an uns übertragen, solange Sie nicht absenden.

Widerruf und Löschung: Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; Ihre Daten löschen wir auf Wunsch, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder laufenden Vorgänge entgegenstehen.

Hinweis: Plani kann Fehler machen und gibt keine verbindlichen Zusagen zu Preisen, Terminen, Haftung oder Rechtsfragen. Verbindlich ist nur, was das K&M-Büro nach Prüfung zusagt.

10. Live-Chat (Brevo Conversations)

Auf unserer Website bieten wir zusätzlich die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme über einen Live-Chat an, den Sie über den Kontakt-Button öffnen können.

Wie es funktioniert: Das Chat-Widget wird technisch erst geladen, wenn Sie aktiv auf die Live-Chat-Kachel klicken und den anschließenden Hinweis zur Datenübermittlung an Brevo ausdrücklich bestätigen. Beim regulären Besuch unserer Website sowie bei bloßem Öffnen des Kontakt-Buttons wird kein Skript dieses Dienstleisters geladen und keine Verbindung zu dessen Servern aufgebaut. Ihre Bestätigung wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert, nicht auf unseren Servern, damit Sie beim nächsten Chat-Start nicht erneut gefragt werden.

Anbieter: Brevo (Sendinblue SAS), 55 rue d'Amsterdam, 75008 Paris, Frankreich. Brevo ist ein europäischer Anbieter; weitere Informationen zum Hosting-Standort und zu Unterauftragnehmern finden Sie in Abschnitt 11.

Verarbeitete Daten: Inhalte Ihrer Chat-Nachrichten sowie technische Verbindungsdaten (zum Beispiel IP-Adresse), sofern Sie den Live-Chat aktiv nutzen und der Datenübermittlung zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage: Das Laden des Chat-Widgets und die lokale Speicherung Ihrer Bestätigung (localStorage) erfolgen auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 TDDDG), die Sie durch Bestätigung des Hinweises vor dem ersten Chat-Start erteilen. Die anschließende Bearbeitung einer von Ihnen begonnenen Chat-Anfrage stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an einer schnellen, direkten Kontaktmöglichkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nutzung des Live-Chats ist freiwillig; ohne Ihre Bestätigung findet keine Datenverarbeitung durch Brevo statt.

Widerruf: Sie können Ihre Bestätigung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie in der Fußzeile dieser Website auf „Cookie-Einstellungen" klicken – dabei wird auch Ihre Live-Chat-Bestätigung zurückgesetzt. Alternativ können Sie die Website-Daten (localStorage) Ihres Browsers für unsere Domain löschen. In beiden Fällen werden Sie beim nächsten Chat-Start erneut um Bestätigung gebeten.

Auftragsverarbeitung: Mit Brevo besteht bereits ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 11), der auch die Nutzung von Brevo Conversations abdeckt.

Speicherdauer: Chat-Verläufe werden bei Brevo gespeichert, solange dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, und nach den bei Brevo hinterlegten Löschregeln automatisch entfernt.

12. Angebote und Aufträge

Zur Durchführung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verarbeiten wir insbesondere Name oder Firma, Anschrift, Kontaktdaten sowie Leistungs- und Auftragsdaten.

Diese Daten sind zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

13. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, zum Beispiel an Lieferanten oder Nachunternehmer, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder wenn Sie eingewilligt haben. Im Rahmen der Online-Terminbuchung werden Termindetails zur Kalenderintegration an Apple iCloud übermittelt (siehe Abschnitt 5). E-Mail-Erinnerungen, Newsletter sowie die interne CRM-Verwaltung eingehender Kontakt- und Terminanfragen erfolgen über Brevo (Sendinblue SAS), Frankreich (siehe Abschnitte 4, 5 und 11). Im Rahmen des Live-Chats werden Chat-Nachrichten bei aktiver Nutzung ebenfalls über Brevo (Sendinblue SAS), Frankreich, verarbeitet (siehe Abschnitt 10). Im Rahmen des KI-Projektberaters werden Chat-Nachrichten zur Verarbeitung an DeepSeek, China, übermittelt (siehe Abschnitt 8).

16. Speicherdauer

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen gelten folgende Fristen: Kontaktanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, spätestens nach 3 Jahren. Terminbuchungen (Buchungsdaten auf dem Server) werden spätestens 90 Tage nach dem Termindatum automatisch gelöscht. CRM-Daten bei Brevo (Kontakt- und Terminanfragen) werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage nicht mehr benötigt werden – nicht zum Auftrag führende Anfragen (Deals) spätestens nach 12 Monaten, Anfragen mit abgeschlossenem Auftrag nach 5 Jahren (siehe Abschnitt 11). Newsletter-Daten (E-Mail-Adresse und Einwilligungsnachweis) werden nach Widerruf der Einwilligung oder auf Anfrage unverzüglich gelöscht. Chat-Verläufe aus dem Live-Chat werden bei Brevo nach den dort hinterlegten Löschregeln entfernt, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr benötigt werden (siehe Abschnitt 10). Server-Logs beim Hostinganbieter werden nach 7 Tagen gelöscht. Geschäfts- und Rechnungsunterlagen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren. Chat-Nachrichten im KI-Projektberater werden bei DeepSeek nur vorübergehend zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Der zur Missbrauchsabwehr verwendete IP-Hash wird serverseitig nach einer Stunde automatisch gelöscht.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LfDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

20. Externe Links und weitere Hinweise

Unsere Website enthält Links zu externen Diensten und Profilen, insbesondere zu Instagram, Facebook, X, Google Maps, unserem Google-Bewertungsprofil sowie auf der Engagement-Seite zu der offiziellen Vereinsseite von Biker for Kids Cologne e.V. und zu deren PayPal-Spendenmöglichkeit. Wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten und Bilddateien werden grundsätzlich lokal über unseren eigenen Webspace bereitgestellt.